REFORMA DE NOTARIOS: UN PASO NECESARIO EN LA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

En el marco de la emergencia de salud pública que enfrenta nuestro país ha quedado al descubierto la fragilidad de nuestro sistema en cuanto a tecnología se trata. Por ello, diversos actores han debido adoptar medidas encaminadas a la modernización de sus respectivos procesos con el objetivo de dar continuidad en sus operaciones. Del mismo modo, el Estado no ha quedado ajeno a la crisis sanitaria, puesto que ha debido disponer que una serie de trámites puedan realizarse electrónicamente o de forma remota. Sin embargo, llama la atención el escaso interés que ha manifestado el Congreso Nacional en tramitar de forma pronta un proyecto de ley que moderniza el sistema notarial y registral, el cual fue ingresado por el Ejecutivo en septiembre de 2018. Dicho proyecto de ley tiene por objeto precisamente hacer uso de nuevas tecnologías que permitan realizar trámites y consultar información de manera remota, llevar los registros digitalmente y remitir instrumentos e información a otros sistemas o plataformas, entre otras cosas. 

Al respecto, cabe señalar que la iniciativa estuvo tramitándose más de un año en la Cámara de Diputados, siendo despachada recién en enero de este año al Senado. Asimismo, pese a las reiteradas urgencias que ha hecho presente el Ejecutivo, el proyecto de ley no ha sido puesto en tabla en la Comisión de Constitución del Senado desde que se inició el segundo trámite constitucional. 

Actualmente, el Código Orgánico de Tribunales regula la forma en que debe desempeñarse la función notarial, contemplando un procedimiento basado en trámites presenciales y registros que deben llevarse y guardarse materialmente en libros. De esta manera, resulta evidente que la normativa actual no contribuye a la situación actual que enfrenta el país ni tampoco se hace cargo de la introducción de nuevas tecnologías. Atendido lo anterior, y con el objeto de facilitar el acceso a los usuarios, favorecer la circulación de bienes y servicios, disminuir los costos de transacción y generar una mayor eficiencia, la aprobación de esta reforma resulta imperiosa.

En términos generales, el proyecto de ley promueve la modernización del sistema notarial a través del establecimiento de exigencias tecnológicas que permitan la implementación de un sistema informático de acceso centralizado, que facilite la publicidad de la información disponible y la elaboración y tramitación de documentos que se suscriben y solicitan ante los notarios; que permita conocer el estado de trámites pendientes e; iniciar trámites de manera electrónica;  y, establezca la interoperabilidad con otros actores del sistema, permitiendo, por ejemplo, la remisión directa de certificaciones y actuaciones de notarios mediante el uso de firma electrónica avanzada. En particular, las principales modificaciones en esta línea corresponden a las siguientes: 

  • Los notarios deberán llevar los repertorios, índices u otro tipo de documentos o libros que les competan de manera electrónica. Asimismo, deberán garantizar el acceso de manera remota y gratuita al público para la consulta de la información contenida en los repertorios, índices y registros electrónicos que lleva el notario.
  • Adicionalmente, deberán contar con un sitio web que a lo menos contenga la dirección del oficio; el horario de funcionamiento; los trámites que puedan realizarse y los requisitos necesarios para hacerlo; los aranceles por trámite, entre otras exigencias. Por otro lado, en el sitio web se deberá poder consultar de manera gratuita, a través de un sistema que deberá mantenerse mensualmente actualizado, los índices de las escrituras públicas e instrumentos protocolizados, el repertorio y tener acceso al repositorio digital que administrará el Servicio de Registro Civil e Identificación.
  • Finalmente, deberán extender y otorgar electrónicamente las escrituras públicas e instrumentos protocolizados y autorizar del mismo modo las copias y certificados que de acuerdo a la ley deban entregar.

Por otro lado, y en concordancia con lo mencionado precedentemente, el proyecto tiene también por objeto la interconectividad con otros sistemas y plataformas. Por ello, el proyecto propone la incorporación de diversos registros que tienen por objeto, por un lado, unificar la información existente referida a documentos cuya naturaleza jurídica es similar o igual, y por otro, facilitar el acceso a los usuarios a dichos documentos por medios informáticos. De esta forma, las principales innovaciones son las siguientes:

  • Crear un Registro Nacional de Interdicciones, a cargo del Servicio de Registro Civil, en el cual se inscribirán los decretos judiciales de interdicción provisoria y definitiva. De esta forma, se facilitará la verificación, en cualquier parte del territorio, de la capacidad de las partes que concurren a la celebración de un acto jurídico.
  • Crear un repositorio digital, de carácter nacional, a cargo del Servicio de Registro Civil e Identificación, que consistirá en un sistema unificado de consultas que permitirá acceder remotamente y por medios informáticos, a los documentos que deben incorporar los oficios de notarios, conservadores y archiveros, y que consisten en todos los documentos, escrituras públicas, inscripciones, instrumentos protocolizados, certificados y copias  emitidos con firma electrónica avanzada.
  • Crear un Archivo Digital de Poderes, de carácter nacional, a cargo del Servicio de Registro Civil e Identificación, que consistirá en un sistema unificado en el cual se incorporarán todos los instrumentos públicos y privados con soporte digital en los que conste un poder o mandato, el cual servirá como fuente de información de todos los poderes y mandatos otorgados o autorizados en Chile.

Finalmente, la reducción de trámites que deben realizarse ante un notario junto con la incorporación de un nuevo ministro de fe denominado “fedatario”, son modificaciones positivas y que resultan coherentes con el sistema que se propone, el cual tiene dos objetivos principalmente: en primer lugar, incorporar competencia y aumentar la oferta de servicios y;  en segundo lugar, descongestionar los trámites que se realizan en una notaría.

En consecuencia, las modificaciones propuestas se encuentran bien orientadas en conformidad a las necesidades actuales que enfrenta nuestro país, pues permitirán una descongestión y/o reducción de trámites que deben realizarse ante notarios, junto a la posibilidad de acceder a éstos y realizar trámites de forma digital.