El proyecto de ley sobre Toma de Razón y Registro electrónico, presentado por el Gobierno al Congreso a comienzos de diciembre, es positivo y constituye un aporte al proceso de modernización del Estado. “La iniciativa tiene por objeto permitir que la tramitación de documentos, afectos y exentos de toma de razón, se realice de manera rápida, estandarizada y clara por medio de plataformas electrónicas”, explica María Teresa Muñoz, investigadora del Programa Legislativo de LyD.

En este sentido, consagra la toma de razón electrónica, sea o no automática, y el registro electrónico. Para estos efectos, el Contralor General será la autoridad encargada de incluir nuevos actos administrativos a este sistema, y regular la manera en que se acreditarán y verificarán los requisitos legales, a través de la celebración de convenios con los respectivos Servicios Públicos.

El proyecto, a su vez, contempla un sistema de consulta en línea a registros o bancos de datos, para efectos de verificar los requisitos que deban cumplir los actos administrativos sometidos a toma de razón o registro electrónico. Y se complementa lo anterior, con la obligación de mantención en soporte papel o digital de los documentos o certificados oficiales, que fueron digitalizados para efectos de la toma de razón o registro electrónico de un determinado acto administrativo.

“Es importante potenciar las iniciativas que buscan adecuar la tramitación ante los servicios públicos a las nuevas tecnologías que se van desarrollando, con el objeto de facilitar y acercar a los servicios públicos a la ciudadanía”, señala la abogada. Lo anterior es sin perjuicio de que se tomen los resguardos necesarios para respetar las garantías individuales así como los requisitos de legalidad que se exigen para cada acto administrativo. De ahí que resulte fundamental que en la celebración de convenios entre el Contralor y los servicios públicos -en que se acuerde la utilización de estos medios para toma de razón o registros electrónicos- se priorice la calidad de los procesos por sobre la celeridad, no dejando de lado el adecuado estudio y análisis de los documentos y requisitos legales. Lo más probable es que muchos trámites se puedan suscribir al sistema de toma de razón electrónica o registro electrónico, y no así al sistema de toma de razón automática.