El Proyecto de Ley que moderniza el Régimen Notarial y que se encuentra en el Congreso cumple el doble propósito de agilizar notablemente los trámites ante las notarías, conservadores de bienes raíces y archiveros judiciales, y dejar a salvo la fe pública comprometida en las actuaciones de estos ministros de fe.
Los 8 aspectos destacables son:
1. Repositorio Nacional: La creación de un repositorio digital nacional, donde se pueda consultar desde cualquier punto del país un instrumento público, es un adelanto de enorme trascendencia para la administración de la fe pública y para la seguridad jurídica de los actos y contratos, lo que se suma a la disminución de los costos de transacción en beneficio de todos los usuarios del sistema notarial y registral.
Este repositorio estará a cargo de los propios notarios y conservadores, de manera conjunta, y ciertamente se deberá pagar el arancel correspondiente para consultarlo. Dicho arancel es actualmente fijado por el Presidente de la República previo informe de la Corte Suprema, cuestión que no se modifica. Pero ahora se prevé la posibilidad de reclamar ante el SERNAC por cobros superiores al arancel, por atraso en efectuar las inscripciones o por no respetar el horario de atención. El SERNAC remitirá mensualmente las denuncias a la Corporación Administrativa del Poder Judicial; pero las sanciones las imponen los tribunales de justicia, previa fiscalización por parte de la misma Corporación.
La justificación del cobro se encuentra en el costo de instalar y operar un sistema computacional, aunque el costo de cada consulta pueda ser irrelevante. Además, la gratuidad podría generar una utilización desproporcionada e innecesaria de los antecedentes del repositorio. Además del repositorio nacional, los notarios deberán mantener repositorios particulares para la consulta de los documentos que de ellos emanen.
2. Registro Nacional de Interdicciones: El Servicio de Registro Civil deberá llevar un Registro Nacional de Interdicciones, donde se anotarán, por ejemplo, las resoluciones que declaran a una persona interdicta por demencia.
Cuando ello ocurre hoy día no existe un mecanismo expedito para información de las personas que podrían intentar contratar con el interdicto por demencia. Si bien puede ser previsible que un contratante se dé cuenta de la demencia de su contra parte, no sucede lo mismo con el interdicto por disipación, que puede ser una persona sin alteraciones siquiátricas y solo es incapaz por encontrarse bajo interdicción. En este caso es indispensable contar con la información respectiva.
3. Archivo digital de poderes: Este archivo será alimentado de oficio por los notarios ante los cuales se otorguen poderes por escritura pública, reducidos a escritura pública o protocolizados; también deberán informar la revocación del poder o su modificación. La ventaja de esta norma es que, sin decirlo expresamente, simplificará acreditar la vigencia de los poderes, mediante la simple consulta al archivo.
4. Digitalización: Como ya se ha dicho, todo el proyecto discurre sobre la base de que los instrumentos públicos que se otorguen ante los notarios, sus copias y las inscripciones y certificados de los conservadores y archiveros se harán electrónicamente, mediante sistemas telemáticos o informáticos. Ello es una modernización ampliamente esperada y que ya no podría postergarse en el actual estado de la tecnología, que permite otorgar fe pública mediante dichos sistemas.
5. Firma electrónica avanzada: El proyecto prevé la posibilidad de que las escrituras públicas se extiendan electrónicamente, debiendo los comparecientes suscribir el documento mediante firma electrónica avanzada. Se ha objetado -erróneamente- la confiabilidad de este mecanismo, por cuanto al notario en su despacho no le consta que el otorgante es quien suscribe electrónicamente el documento desde fuera de la notaría, por ejemplo, desde su oficina o domicilio particular. Ello supone un juicio técnico sobre la forma electrónica avanzada, que ya está incorporada a nuestra legislación desde la dictación de la ley 19.799 de 12 de abril de 2002, sobre documentos electrónicos, cuyo artículo 2° define firma electrónica avanzada como” aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría”.
Adicionalmente, el proyecto de ley, al autorizar la suscripción del documento por un compareciente que no está presente en el acto en la notaría, obliga a que el sistema que se emplee (firma electrónica u otro) garantice “debidamente la identidad de tales otorgantes” (los que no están presentes al acto). La tecnología es la llamada a generar tales mecanismos, como por ejemplo, la identificación biométrica o impresión digital, como ya se usa en algunos trámites en oficinas privadas.
6. Sellado de tiempo: Cuando el notario suscriba un documento con firma electrónica avanzada, se le obliga también a emplear el “sellado de tiempo”, para dar certeza sobre el momento en que se ha generado el documento suscrito por el ministro de fe.
El sellado de tiempo no está definido ni en la ley 19.799 sobre documentos electrónicos ni en el proyecto de ley en estudio.
La ley vigente (N°19.799) considera la posibilidad de utilizar una fecha electrónica, entendida como el “conjunto de datos en forma electrónica utilizados como medio para constatar el momento en que se ha efectuado una actuación sobre otros datos electrónicos a los que están asociados” (letra i) del artículo 2° de la ley 19.799, modificado por el artículo 2° N°1 de la ley 20.217, de 12 de noviembre de 2007).
Pero la fecha electrónica no sería lo mismo que el sellado de tiempo. Este procedimiento viene propuesto en el proyecto de ley, en primer trámite constitucional, que modifica la ley N°19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma y otros textos legales que indica ( boletín 8466-07815). Conforme a dicho proyecto se entiende por sellado de tiempo la “asignación por medios electrónicos de la fecha y hora en que se suscribe un documento electrónico con la intervención de un prestador acreditado de servicios de certificación, quien da cuenta de la exactitud e integridad de la marca de tiempo del documento”.
La definición, vigente, de fecha electrónica, anteriormente transcrita, no exige la intervención de un prestador acreditado de servicios de certificación, sino que sería un dato proveniente de la misma persona que suscribe electrónicamente el documento.
Por lo tanto, cabría, entonces, incluir en el proyecto de ley la normativa propia del sellado de tiempo, so pena de no hacer aplicable esta modalidad para dar fecha cierta al documento y para que esa fecha constituya fe pública. También podría solucionarse esta dificultad mediante una adecuada coordinación del trámite legislativo siempre que ello sea consistente con los tiempos previstos para la tramitación de ambos proyectos de ley.
7. Fiscalización: Los notarios, conservadores y archiveros se encuentran sometidos a un régimen de fiscalización, dada la trascendencia de la documentación que deben emitir y conservar, para que estén dotados de fe pública. Para ello los ministros visitadores o jueces, en su caso, deben constituirse en el despacho del respectivo funcionario y examinar personalmente los libros de repertorio, registros, archivos, etcétera.
El proyecto de ley ahora permitirá un sistema de fiscalización a distancia, utilizando los elementos digitalizados, y se encomienda dicha fiscalización a funcionarios de la Corporación Administrativa del Poder Judicial. La proposición es acertada porque permite un importante ahorro de tiempo, libera de las visitas a los ministros de corte y a los jueces, y mantiene las facultades disciplinarias en instancias propiamente jurisdiccionales. Los funcionarios de la Corporación solo se limitarán a efectuar la respectiva denuncia.
8. Rapidez: Aunque pueda parecer superfluo destacarlo, es evidente que todos los trámites notariales, registrales y de archivo se agilizan con la aplicación de este proyecto una vez que sea aprobado como ley.
Así por ejemplo, una sociedad podrá constituirse en minutos, desde una oficina, sin la concurrencia de los socios a la notaría y efectuar las correspondientes inscripciones en forma electrónica. De este modo se logra el mismo propósito, en cuanto a celeridad del trámite, que con la constitución de sociedades “en un día”, que se reguló mediante la ley 20.659 de 8 de febrero de 2013.
