Tras un año de ardua discusión y negociación, se aprobó por el Congreso Nacional el proyecto de ley presentado por el Ejecutivo que modifica la Ley N° 19.880 que establece las Bases de los Procedimientos Administrativos, en materia de documentos electrónicos, más conocido como “Transformación Digital del Estado”. De esta forma, este ha quedado en estado de convertirse en ley.

El proyecto recientemente aprobado por el Congreso forma parte de la agenda de modernización del Estado impulsada por el Gobierno y se suma a otras iniciativas impulsadas como la Comisaría Virtual y el Hospital Digital, entre otras medidas. Con él se pretende que los procedimientos administrativos sean conducidos en soporte electrónico como regla general y, excepcionalmente, puedan ser expedidos en papel. En consecuencia, aquella persona que carezca de los medios tecnológicos, no tenga acceso a medios electrónicos o sólo actuare excepcionalmente a través de ellos, podrá solicitar por medio de un formulario, ante el órgano respectivo, efectuar presentaciones dentro del procedimiento administrativo en soporte de papel.

Otros aspectos del proyecto que destacan:

1. Se establece que, toda comunicación entre órganos de la Administración que se practique en el marco del procedimiento se realizará por medios electrónicos, dejándose constancia del órgano requirente, el funcionario responsable que practica el requerimiento, destinatario, procedimiento a que corresponde, gestión que se encarga y el plazo establecido para su realización, a la luz de los principios de interoperabilidad, fidelidad, equivalencia funcional y cooperación.

2. Las plataformas electrónicas permitirán la presentación de documentos todos los días del año durante las veinticuatro horas. No obstante, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente.

3. Las personas podrán eximirse de presentar documentos que no correspondan al procedimiento o que emanen y se encuentren en poder de cualquier órgano de la Administración del Estado. En este último caso, dichos documentos deberán ser remitidos por el órgano que los tuviere en su poder a aquel que estuviere tramitando el procedimiento administrativo.

4. Los expedientes electrónicos, a los que tendrán acceso permanente los interesados, contendrán un registro actualizado de todas las actuaciones del procedimiento, que estará a disposición tanto en las plataformas electrónicas como en las dependencias de la Administración para su consulta.

5. Los órganos de la Administración estarán obligados a disponer y utilizar adecuadamente plataformas electrónicas para efectos de llevar expedientes electrónicos, las que deberán cumplir con estándares de seguridad, interoperabilidad, interconexión y ciberseguridad.

6. En virtud de los principios de interoperabilidad y cooperación, en todo procedimiento administrativo los órganos de la Administración del Estado que tengan en su poder documentos o información respecto de materias de su competencia, que sean necesarios para su conocimiento o resolución, deberán remitirlos por medios electrónicos a aquél órgano ante el cual se estuviere tramitando el respectivo procedimiento, que así lo solicite.

7. Las notificaciones se practicarán por medios electrónicos en base a la información contenida en un registro único dependiente del Servicio de Registro Civil e Identificación, sobre el cual se configurarán domicilios digitales únicos, cuyas características y operatividad será regulada mediante reglamento. Sin embargo, quienes carezcan de los medios tecnológicos, no tengan acceso a medios electrónicos o sólo actuaren excepcionalmente a través de ellos, podrán solicitar por medio de un formulario, ante el órgano respectivo o ante el encargado del registro señalado precedentemente, que la notificación se practique mediante forma diversa, quien deberá pronunciarse dentro del tercer día, según lo establezca el reglamento.

8. Se mandata al Presidente de la República para que, dentro del plazo de un año contado desde la publicación de esta ley, establezca mediante uno o más decretos con fuerza de ley, las normas necesarias para determinar la gradualidad para la aplicación de esta ley a los órganos de la Administración del Estado que indique, y a qué tipo de procedimientos administrativos o materias, respecto de todos o alguno de dichos órganos, y respecto de aquellos procedimientos administrativos regulados en leyes especiales que se expresan a través de medios electrónicos. Sin embargo, no podrá extenderse la gradualidad para ningún órgano de la Administración del Estado más allá del plazo de cinco años, contado desde la publicación de esta ley.

En definitiva, se trata de una iniciativa positiva que ocupa la tecnología que hoy existe y pretende llevar a cabo una verdadera transformación digital del Estado, lo que es sumamente necesario, entendiendo esta transformación no solo como una digitalización de trámites, sino como una nueva forma para el Estado de relacionarse, ya sea al interior de éste entre los mismos órganos de la Administración, o bien, entre los órganos y los ciudadanos. Aunque parezca razonable y lógica esta transformación digital, no se dimensiona el real y positivo impacto que estas propuestas pueden traer aparejadas, tanto en la simplificación y agilización de trámites, reducción de costos, así como en una comunicación más expedita y transparente que debe existir en un Estado moderno.

Con todo, se deberá poner atención a la aplicación de esta ley en cada uno de los órganos de la Administración del Estado. En efecto, al finalizar el período de gradualidad comprendido, se deberá analizar si la presente política pública se encuentra correctamente implementada en concordancia con cada uno de los principios que la orientan.